Od 2018 roku w UE zaczęły obowiązywać zasady dotyczące RODO – Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. To sprawiło, że przedsiębiorcy zaczęli się zastanawiać, jak ten aspekt wpłynie na dokumentację i jej przechowywanie.
Za nieprzestrzeganie zasad grożą surowe kary, których lepiej unikać. W tym przypadku gromadzenie oraz przechowywanie dokumentacji uległo zmianom. Jakich zasad należy przestrzegać? Czym jest RODO i dlaczego wpłynęło na aspekt gromadzenia dokumentów w firmie?
RODO
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych odnosi się do przetwarzania danych, jakie dotyczą wszelkich czynności z tym związanych. Podmioty prywatne i publiczne muszą stosować zaostrzone procedury, które wskazują na ochronę informacji. Obowiązek stosowania RODO stał się niezwykle ważny zarówno dla przedsiębiorstw, jak i dla osób prywatnych. Firmy zaczęły zauważać większą ilość obowiązków, a osoby prywatne zyskały dzięki temu szereg uprawnień.
Obowiązki przedsiębiorcy
Przedsiębiorcy po wprowadzeniu RODO zostali zobowiązani do:
- poinformowania o wycieku danych osobowych w czasie 72 godzin od powstania takiej sytuacji,
- posiadania zgody prywatnych podmiotów, których dane ulegają przetwarzaniu,
- tworzenia rejestrów odnośnie danych i tego, w jaki sposób oraz w jakim zakresie ulegają przetwarzaniu.
Druga strona, czyli konsumenci w tej sytuacji zyskali więcej uprawnień odnośnie dostępu do własnych danych, ich poprawiania, przenoszenia oraz usuwania z rejestru danej firmy. Nie zapominajmy o tym, że przedsiębiorcy od tamtego czasu muszą poszerzać firmową dokumentację, zgodnie z przepisami o RODO.
Zasady przechowywania dokumentów w firmie
Warto wskazać, że istnieje kilka zasad, których należy przestrzegać w kontekście przechowywania danych zgodnie z RODO. Firmy musiały wdrożyć sporo nowych ustaleń i zmian, które nieco przeorganizowały pracę. To wiązało się także z dodatkowymi kosztami i większym zaangażowaniem pracowników. Konieczne było bowiem usprawnienie sprzętu lub zakup nowych urządzeń, wdrożenie danej technologii i przechowywania dokumentacji na bazie przepisów. Co ciekawe, w tym przypadku korzystać należy z szyfrowania danych, nadzoru nad uprawnieniami, skutecznej ochrony urządzeń w firmie (mobilnych i stacjonarnych), prowadzenia dokumentacji bieżącej odnośnie magazynowania danych osobowych i ich administrowania, czy bezpiecznej wymiany sprzętu w organizacji i sprawne usuwanie danych, jakie były w nim zawarte.
Ochrona danych osobowych
Okazuje się, że przedsiębiorca samodzielnie może dbać o przechowywanie dokumentacji zgodnie z ochroną danych osobowych. Niezbędne jest zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń i dostosowania sprzętu do określonych wymogów. Jeśli zaistnieje taka potrzeba, warto skorzystać z pomocy zewnętrznego archiwum, które zajmuje się przechowywaniem dokumentacji w zgodzie z prawnymi przepisami. Pamiętajmy o tym, że za nieprzestrzeganie RODO grożą kary, dlatego w wielu przypadkach sprawdza się wsparcie profesjonalistów i firm zewnętrznych. Zewnętrzne archiwum odpowiada za przechowywanie dokumentów, dostarczanie ich na wezwanie przedsiębiorcy i zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami RODO. To bardzo dobre rozwiązanie dla każdego przedsiębiorcy, który pragnie zadbać o swoje interesu. Dzięki temu zyskujemy pewność, że żadna kontrola nie będzie straszna i nie grożą nam sankcje.
Obowiązki przedsiębiorców po wprowadzeniu RODO uległy rozszerzeniu. Konsumenci zyskali na tych przepisach za pomocą większego dostępu i kontroli własnych danych. Przestrzeganie prawa w zakresie przechowywania dokumentacji jest niezwykle ważne w każdej firmie.
