Biuro to miejsce, w którym spędza się większość dnia. W korporacjach, firmach, instytucjach pracuje się przede wszystkim w biurach. Warto więc zastanowić się nad tym, jak wygląda praca asystentki biura. Jakie są jej obowiązki? Czy wymaga ona jakichś specjalistycznych studiów? Odpowiedź na pierwsze pytanie jest dość prosta. Asystentka biura to osoba, która pomaga w codziennych obowiązkach szefowi.
Jej głównym zadaniem jest zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura. W tym celu musi ona mieć dobrą organizację pracy i świetnie panować nad czasem. Osoba na tym stanowisku musi mieć też dobre kontakty z innymi pracownikami. W końcu praca asystentki biura to przede wszystkim praca z ludźmi. Ważne jest więc, aby potrafiła ona nawiązywać i utrzymywać dobre relacje. Co do studiów, to nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wiele osób decyduje się na studia ogólne, a następnie kształci się w kierunku asystentki biura. Są jednak także takie, które wybierają studia podyplomowe lub kursy kwalifikacyjne. Wszystko zależy od tego, jakie konkretnie oczekiwania ma dana osoba.
Asystentka Biura – specyfikacja zawodu
Asystentka biura jest osobą, która ma na celu pomoc kierownikowi w codziennych obowiązkach. Jest to bardzo ważna i odpowiedzialna rola, ponieważ asystentka jest osobą, na której kierownik może polegać. Do jej obowiązków należy m.in.:
– Organizowanie i koordynowanie spotkań oraz konferencji
– Przygotowywanie prezentacji i raportów
– Wysyłanie i odbieranie korespondencji
– Zarządzanie kalendarzem kierownika
– Nadzór nad dokumentacją
– Kontakt z klientami
Asystentka biura powinna być osobą zorganizowaną, punktualną i komunikatywną. Ponadto musi cechować się dobrą znajomością obsługi komputera oraz programów biurowych.
Asystentka Biura – obowiązki na stanowisku pracy
Każdy przedsiębiorca wie, że asystentka biura (zwana też sekretarką lub sekretarką) to osoba, która jest niezastąpiona w prowadzeniu firmy. W zależności od wielkości i charakteru przedsiębiorstwa, asystentka biura może mieć różne obowiązki, ale wszystkie łączy jeden cel – wspieranie pracowników w codziennych obowiązkach i ułatwianie im pracy.
Do podstawowych obowiązków asystentki biura należy prowadzenie korespondencji, organizowanie spotkań i konferencji, a także wszelkiego rodzaju rozliczeń. W zależności od potrzeb przedsiębiorstwa, asystentka biura może także zajmować się rekrutacją pracowników, prowadzeniem kalendarza i szkoleń. Prowadzenie korespondencji to jeden z najważniejszych obowiązków asystentki biura. W tym zakresie asystentka biura jest odpowiedzialna za przygotowywanie i wysyłanie pism, faktur i innych dokumentów. Korespondencja może być prowadzona w języku polskim lub angielskim, a także w innych językach, w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa.
Organizowanie spotkań i konferencji to kolejny ważny obowiązek asystentki biura. W tym zakresie asystentka biura jest odpowiedzialna za zapraszanie gości, rezerwację sali konferencyjnej i catering. Asystentka biura musi także przygotować materiały informacyjne i promocyjne dla uczestników spotkania. Wszelkiego rodzaju rozliczenia to kolejny obowiązek asystentki biura. W tym zakresie asystentka biura jest odpowiedzialna za prowadzenie księgowości, rozliczanie podatków i innych opłat. Asystentka biura musi także przygotować dokumentację potrzebną do rozliczenia.
W zależności od potrzeb przedsiębiorstwa, asystentka biura może także zajmować się rekrutacją pracowników, prowadzeniem kalendarza i szkoleń. W tym zakresie asystentka biura jest odpowiedzialna za przygotowywanie ogłoszeń o pracę, prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych i szkoleń dla pracowników. Podsumowując, asystentka biura to osoba, która jest niezastąpiona w prowadzeniu firmy. W zależności od wielkości i charakteru przedsiębiorstwa, asystentka biura może mieć różne obowiązki, ale wszystkie łączy jeden cel – wspieranie pracowników w codziennych obowiązkach i ułatwianie im pracy.
Asystentka Biura – zarobki w Polsce
Asystentka biura to jeden z tych zawodów, który nigdy nie wyjdzie z mody. W każdej firmie, bez względu na wielkość czy branżę, przydaje się osoba, która będzie dbała o porządek, dokumenty i terminy. Zarobki asystentek biura w Polsce będą się w 2022 roku utrzymywały na podobnym poziomie, jak w 2021 roku. W zależności od miasta, doświadczenia i umiejętności, asystentki biura mogą zarabiać od 2200 do 4500 złotych brutto miesięcznie. W dużych miastach, takich jak Warszawa, Wrocław czy Poznań, asystentki biura mogą liczyć na wyższe zarobki, niż w mniejszych miejscowościach. Warto pamiętać, że asystentki biura mają często do czynienia ze stresującą pracą, dlatego też ich wynagrodzenie powinno być adekwatne do tego, co muszą wykonywać.
5 wyzwań w pracy Asystentki Biura
Jak wygląda typowy dzień Asystentki Biura?
Asystentka biura to osoba, która jest odpowiedzialna za pomoc pracownikom biura w codziennych obowiązkach. W zależności od firmy, asystentka może mieć różne obowiązki, ale typowy dzień asystentki biura można podsumować w następujący sposób. Asystentka biura rozpoczyna swój dzień od sprawdzenia poczty i sieci, aby upewnić się, że wszystkie wiadomości zostały odebrane i przekazane do odpowiednich osób. Następnie przygotowuje kawę i herbatę dla pracowników biura oraz dla gości.
Asystentka jest również odpowiedzialna za zaopatrzenie biura w materiały biurowe, takie jak papier, długopisy i koperty. Kiedy pracownicy biura potrzebują materiałów, asystentka jest zawsze gotowa je dostarczyć. Na koniec dnia asystentka biura sprawdza pocztę i sieć, aby upewnić się, że wszystkie wiadomości zostały odebrane i przekazane do odpowiednich osób. Następnie przygotowuje kawę i herbatę dla pracowników biura oraz dla gości. Asystentka biura to osoba, która jest bardzo ważna dla funkcjonowania biura. Dzięki niej pracownicy mogą skupić się na swoich obowiązkach, a biuro jest czyste i uporządkowane.
Co powinno znaleźć się w CV osoby aplikującej na stanowisko Asystentki Biura?
CV osoby aplikującej na stanowisko „Asystentka Biura” powinno być jasne i czytelne. Najważniejsze informacje powinny być umieszczone na pierwszej stronie. Powinno się tam znaleźć:
Wykształcenie:
Asystentka biura powinna posiadać średnie wykształcenie. Mile widziane jest ukończenie kursu księgowego lub kursu obsługi komputera.
Doświadczenie zawodowe:
Asystentka biura powinna mieć co najmniej roczne doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku.
Umiejętności:
Asystentka biura powinna posiadać podstawowe umiejętności księgowe, planowania, pracy zespołowej i obsługi klienta. Powinna też dobrze radzić sobie z obsługą komputera i programów biurowych.
