Plan artykułu:
- Czym są KPI?
- Dlaczego warto korzystać z metodologii KPI?
- Jak śledzić cele pracowników za pomocą KPI?
- Podsumowanie
Czym są KPI?
Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. Key Performance Indicators, KPI) to metryki wykorzystywane do pomiaru i oceny wydajności i postępów w osiąganiu określonych celów biznesowych. Innymi słowy – kiedy wyznaczamy jakiś cel, musimy mieć narzędzia, które pozwolą nam określić, czy cel jest realizowany. Jeśli cel został zrealizowany, to musimy sprawdzić, czy było to działanie efektywne. W tym właśnie pomagają wskaźniki KPI.
Nie istnieje idealny zestaw KPI – „must-have” dla każdego biznesu. KPI wyznacza się w odniesieniu do celu firmy lub pracownika i mogą być to wskaźniki:
- o dużym stopniu ogólności lub przeciwnie – bardzo specjalistyczne;
- skupiające się na działaniach strategicznych, przyszłościowych lub przeciwnie – operacyjne, które dotyczą krótkiego okresu;
- mierzące wyniki finansowe na podstawie jakiegoś czynnika;
- mierzące rezultaty sprzedażowe (niekoniecznie w wymiarze finansowym, ale bardziej w aspektach pozyskiwania leadów itd.).
Aby dla danego celu odpowiednio wyznaczyć KPI, można posiłkować się metodą SMART. Oznacza ona, że każde KPI powinno być:
- Specific – odpowiednio sprecyzowane, skonkretyzowane;
- Measurable – mierzalne, tzn. wartość wskaźnika musi dawać wyrazić się w liczbach;
- Achievable – osiągalne, czyli cel ma być ambitny, ale nie zbyt ambitny;
- Relevant – istotne, czyli musi mieć znaczenie dla biznesu, sens;
- Time-bound – określone w czasie, tzn. każdy ze wskaźników powinien mieć swój „termin przydatności”. Tu ważna uwaga – KPI warto mierzyć w niedługich okresach, np. w skali kwartału, czy półrocza. Pozwoli to zauważyć ewentualne nieprawidłowości w procesie osiągania celu i wdrożyć niezbędne korekty do planu realizacji.
Przykład:
Załóżmy, że celem firmy jest osiągnięcie 25% wzrostu przychodów ze sprzedaży produktu Y. Aby sprawdzić, czy i jak cel jest realizowany, firma musi ustalić:
- metryki KPI, które będzie obserwować, np. wartość przychodu, ilość sprzedanych sztuk produktu Y oraz ilość zwrotów produktu Y;
- ramy czasowe dla KPI, np. sprawdzanie wartości wskaźników co 3 miesiące.
Dlaczego warto korzystać z metodologii KPI?
Wykorzystanie metodologii KPI i konsekwentnie prowadzone pomiary wpływają korzystnie na rozwój firmy.
- KPI pomagają mierzyć i monitorować postępy w osiąganiu celów biznesowych – kształtują rozwój firmy;
- KPI wpływają na to, jakie priorytety przyjmuje firma – co jest dla niej najważniejsze;
- KPI umożliwiają skuteczną kontrolę wydajności pracowników i zespołów;
- KPI umożliwiają podejmowanie decyzji biznesowych na podstawie danych;
- KPI zwiększają motywację pracowników i ich zaangażowanie w realizację celów;
- KPI umożliwiają szybkie wykrycie obszarów wymagających poprawy oraz ułatwiają wdrożenie działań naprawczych, bo dzięki nim łatwo zidentyfikować konkretny problem.
Jak śledzić cele pracowników za pomocą KPI?
O ile śledzenie KPI na poziomie firmy wydaje się dość proste, o tyle obserwowanie zmian wskaźników każdego pracownika może być uciążliwym obowiązkiem. Łatwo zginąć w natłoku danych, zwłaszcza gdy mamy wiele osób w zespole. Na szczęście nowoczesny HR to cały arsenał cyfrowych narzędzi i również w przypadku KPI specjaliści ds. zasobów ludzkich mogą skorzystać z odpowiedniego oprogramowania.
Jak więc można śledzić cele członków zespołu wykorzystując wskaźniki efektywności pracownika?
- Określ potrzeby swojej firmy i znajdź oprogramowanie (zainstaluj samodzielną aplikację lub wykorzystaj moduł systemu HRM), które będzie na nie odpowiadać.
- Kiedy wdrożysz oprogramowanie, przenieś do systemu wszystkie założenia – wyznacz cele dla każdego pracownika i dobierz odpowiednie KPI. Upewni się, że są one istotne i powiązane z celami biznesowymi firmy, da się je faktycznie osiągnąć i można je zmierzyć.
- Ustal harmonogram działań i pomiarów KPI – każdy pracownik musi zostać dokładnie poinformowany: czym jest metodologia KPI, czemu służy, jak się stosować do jej ustaleń oraz jak dokonywać samooceny przebiegu realizacji własnych celów. Zaangażowanie zespołu będzie kluczem do skuteczności KPI.
- Monitoruj KPI wykorzystując oprogramowanie HR. Generuj okresowe raporty i omawiaj wyniki na spotkaniach 1:1 z członkami zespołu. Okazując zainteresowanie, dajesz jasny sygnał pracownikom, że ich proces realizacji celów jest ważny dla Ciebie, jako przełożonego oraz dla całej firmy.
- Zawsze poddawaj dane analizie – wyciągaj wnioski i wdrażaj zmiany w procesie. Oprogramowanie HR dostarczy Ci zawsze aktualnych informacji o stanie realizacji każdego z celów. Dziel się feedbackiem z pracownikami, aby byli na bieżąco ze swoimi postępami.
- Wprowadzaj zmiany i dostosowuj cele opierając się na informacjach, które dostarczy Ci oprogramowanie. Nie opieraj biznesu na przeczuciach!
Podsumowanie
Śledzenie celów pracowników za pomocą KPI to niezbędny element HR-owej układanki. Ułatwi Ci zarządzanie wydajnością zespołu i zwiększy motywację Twoich pracowników. Jeśli zautomatyzujesz ten proces i wykorzystasz odpowiednie oprogramowanie, dodatkowo oszczędzisz czas i zasoby finansowe, co przełoży się na wynik finansowy firmy. Aby tak rzeczywiście się stało, musisz:
- wybrać realistyczne, mierzalne, istotne i określone w czasie KPI;
- poinformować i zaangażować zespół w tę metodologię;
- prowadzić cykliczne pomiary, analizować dane i wyciągać wnioski;
- wdrażać na bieżąco poprawki i zmiany w procesie realizacji celów.
Te kilka powtarzalnych kroków zapewni Ci wymarzony sukces biznesowy.
